Access tiene la funcionalidad integrada de separar los datos de la interfaz y es la práctica recomendada para distribuir aplicaciones. Se llama "dividir la base de datos" (database splitting).
¿Cómo funciona?
Se separa el archivo <code>.accdbcode> en dos partes:
| Archivo | Contenido | Ubicación típica |
|---|---|---|
| Back-end (<code>datos.accdbcode>) | Solo tablas con los datos | Servidor o carpeta compartida |
| Front-end (<code>app.accdbcode>) | Formularios, consultas, informes, macros, VBA | PC de cada usuario |
¿Es ODBC?
No exactamente. Access usa su propio mecanismo de tablas vinculadas (linked tables), que internamente usa el motor ACE/Jet, no ODBC. La conexión se almacena en el front-end apuntando al back-end mediante una ruta UNC o local.
Puedes usar ODBC si el back-end es SQL Server, MySQL, PostgreSQL, etc., pero para un back-end que sigue siendo <code>.accdbcode>, se usan tablas vinculadas nativas.
Cómo dividir la base de datos
Opción 1 – Asistente automático (recomendado):
- Abre tu base de datos en Access.
- Ve a Herramientas de base de datos → Bases de datos de Access → Divisor de bases de datos. (NOTA: dependerá de tu versión de Access. Esto es para Microsoft Office LTSC Profesional Plus 2024)
- El asistente crea automáticamente el back-end y vincula las tablas.
Opción 2 – Manual:
- Copia el <code>.accdbcode> y elimina del back-end todo lo que no sean tablas.
- En el front-end, elimina las tablas locales y usa Datos externos → Access → Vincular para apuntar al back-end.
Redistribuir el front-end
Para empaquetar la aplicación:
- Distribuye solo el front-end a cada usuario.
- Necesitan tener instalado el Access Runtime (gratuito) si no tienen Access completo.
- Puedes crear un instalador con el Package Solution Wizard (en versiones antiguas) o simplemente comprimir el <code>.accdbcode>/<code>.accdecode> con un acceso directo.
💡 Tip: Compila el front-end como <code>.accdecode> (equivalente a un ejecutable) para proteger el código VBA y evitar modificaciones accidentales.
¿Cuándo sí usar ODBC?
Si en el futuro quieres migrar el back-end a SQL Server (lo más recomendable para multiusuario o datos grandes), entonces sí se usa ODBC o el conector nativo de SQL Server, y Access actúa solo como interfaz gráfica.